Todas las semanas alguna empresa pregunta al departamento laboral de Gestoría Salazar si es obligatorio que el registro diario de jornada se realice de forma digital o puede hacerse mediante firma en papel, es una duda muy frecuente y que no siempre se explica correctamente.
Pues bien, la respuesta es SI, a día de hoy y mientras no se modifique la normativa actual, el registro de jornada puede hacerse en papel. La ley no obliga a usar un sistema digital; lo que exige es que la empresa lleve un control diario de la hora de entrada y salida, lo conserve 4 años y lo tenga disponible para la plantilla, la representación legal y la Inspección de Trabajo.
A continuación, analizamos la cuestión detallada y fundamentada en la normativa, doctrina y jurisprudencia más actual y relevante.
Configuración legal del registro diario de jornada
El deber de registro diario de jornada viene impuesto por el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que establece que la empresa deberá garantizar “el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora», así como su conservación durante cuatro años y su puesta a disposición de las personas trabajadoras, su representación y la Inspección de Trabajo Real Decreto Legislativo 2/2015, art. 34.9. Dicho apartado 9 fue introducido por el artículo 10 del Real Decreto-ley 8/2019, que precisó el contenido mínimo del registro y su organización por negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión empresarial tras consulta con la RLT Real Decreto-ley 8/2019, art. 10.
Ni el Estatuto ni el Real Decreto-ley 8/2019 imponen una forma exclusiva o un soporte determinado (telemático o en papel) para la documentación del registro, sino que remiten a la organización y documentación del mismo mediante negociación colectiva, acuerdos de empresa o decisión empresarial, siempre que se respete el contenido mínimo y la conservación del registro durante cuatro años Real Decreto Legislativo 2/2015, art. 34.9.
Criterios jurisprudenciales sobre los requisitos del sistema de registro
La jurisprudencia reciente del Tribunal Supremo ha precisado los requisitos del registro, sin imponer un soporte tecnológico determinado, pero sí exigiendo determinadas cualidades mínimas.
La STS 41/2023 (citada y reiterada posteriormente) fue recogida expresamente por la STS 1772/2026, donde se indica que el registro debe ser “objetivo, fiable y accesible” y que cualquier sistema que no reúna estos requisitos es ilegal. La Sala Cuarta afirma que “el registro de la jornada que deben llevar las empresas debe dejar constancia de las horas trabajadas por cada concreto trabajador, con la precisión necesaria respecto al momento y lugar de su realización y, aunque no se hayan establecido sus requisitos de forma, su validez exige que reúna esos tres criterios: objetivo, fiable y accesible. Un registro de jornada que no cumpla tales características no es conforme a Derecho y no puede considerarse como un cumplimiento por el empleador de esa obligación legal y del Derecho de la Unión” STS 1772/2026, Sala de lo Social.
La misma sentencia conecta el art. 34.9 ET con la Directiva 2003/88/CE y con la STJUE de 14-5-2019 (asunto C-55/18, Deutsche Bank), subrayando que sin un sistema de registro que permita determinar objetivamente y de manera fiable el número de horas de trabajo diario y semanal es extremadamente difícil, cuando no imposible, hacer efectivos los derechos sobre jornada máxima y descansos STS 1772/2026, Sala de lo Social. Tampoco de esta doctrina se desprende la exigencia de un formato digital, sino la necesidad de un sistema que satisfaga esos estándares de objetividad, fiabilidad, trazabilidad y accesibilidad.
En la misma línea, la STS 4744/2024 parte del contenido del art. 34.9 ET y del acuerdo sectorial bancario para describir un modelo preferentemente telemático, pero contempla expresamente el uso del soporte papel como opción válida en determinados supuestos. Se prevé que, “en el supuesto excepcional de que la persona trabajadora no dispusiera de ninguna aplicación tecnológica o dispositivo puesto a su disposición por la empresa, el registro se podrá llevar a cabo en papel, de forma manual, mediante una hoja que la persona deberá cumplimentar cada día”, siempre que la hoja recoja hora concreta de inicio, hora de finalización, número de horas de trabajo efectivo y firma de la persona trabajadora, y que el sistema garantice información “fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori” STS 4744/2024, Sala de lo Social.
Esta misma sentencia insiste en que “en ningún caso está permitido que se registre y firme la hora de entrada y salida a la vez, o que se acumulen los registros para su relleno y firma en fechas posteriores” y que el sistema, incluso en papel, ha de garantizar objetividad, fiabilidad, trazabilidad y accesibilidad STS 4744/2024, Sala de lo Social. De ello se deduce que el soporte papel es jurídicamente admisible siempre que se diseñe para cumplir esos requisitos.
Admisibilidad del soporte papel y su articulación práctica
De la literalidad del art. 34.9 ET y de la doctrina del Tribunal Supremo se desprende que:
- No existe una obligación legal de que el registro diario sea exclusivamente digital o telemático; el precepto se limita a exigir que la empresa “garantice” el registro, sin predeterminar el soporte Real Decreto Legislativo 2/2015, art. 34.9.
- El sistema puede ser electrónico, mecánico o manual en papel, siempre que: a) registre diariamente inicio y fin de la jornada, b) individualice por persona trabajadora,
c) se conserve íntegro durante cuatro años,
d) sea objetivo, fiable y accesible, y e) impida o dificulte seriamente su manipulación a posteriori STS 1772/2026, Sala de lo Social; STS 4744/2024, Sala de lo Social. La jurisprudencia acepta expresamente el modelo en papel en el acuerdo sectorial bancario revisado en la STS 4744/2024, siempre que se cumplan las condiciones de registro diario, firma y garantías de fiabilidad y no manipulación STS 4744/2024, Sala de lo Social. Este reconocimiento jurisprudencial excluye cualquier interpretación que exija como única vía el registro exclusivamente digital.
Otros sectores muestran, además, que el legislador admite registros manuales o soportes no necesariamente digitales siempre que se cumpla la función de control. Así, en el ámbito de los trabajadores desplazados, la Ley 45/1999 exige que se tengan disponibles los registros horarios con indicación de comienzo, final y duración de la jornada diaria, pero tampoco impone un soporte concreto Ley 45/1999, art. 6.2.c). En el transporte marítimo y en determinadas jornadas especiales se prevé el uso de modelos normalizados en papel para el registro de horas de trabajo y descanso Real Decreto 1561/1995, anexo II. En el ámbito público, distintas normas sectoriales contemplan el control de jornada mediante fichaje mecánico o partes de firmas en papel cuando no existan medios mecanizados, como recogen la Instrucción de 12 de junio de 1997 para la Administración de Justicia y la reciente Resolución de 14 de abril de 2026 para la AGE, que exigen el registro de entradas y salidas en el sistema de control horario, sin imponer un único soporte tecnológico y admitiendo, en la práctica, soluciones diversas Instrucción 12/06/1997, apartado Segunda y Tercera; Resolución 14/04/2026, ap. 11.1 y 11.2.
En consecuencia, el uso de hojas en papel firmadas diariamente por el trabajador constituye un sistema jurídicamente válido de registro de jornada siempre que se configuren mecanismos organizativos que aseguren:
- Cumplimentación diaria y no retroactiva;
- Imposibilidad razonable de alteración o sustitución de hojas sin rastro;
- Archivo ordenado y custodia que garanticen conservación durante cuatro años;
- Accesibilidad inmediata para trabajadores, RLT e Inspección. La falta de estas garantías podría llevar a considerar que, aunque exista formalmente un soporte papel, no se está cumpliendo la obligación legal de forma efectiva por incumplir los criterios de objetividad, fiabilidad y accesibilidad exigidos por el Tribunal Supremo STS 1772/2026, Sala de lo Social.
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